Elektronické podpisovanie zmlúv

Firmy denne pracujú s veľkým množstvom dokumentov – od interných smerníc, objednávok a faktúr, cez preberacie protokoly a HR agendu až po zmluvy s dodávateľmi či zákazníkmi. Okrem samotného schvaľovania je nevyhnutné zabezpečiť ich bezpečné uloženie a archiváciu. Ak všetky tieto procesy prebiehajú v papierovej forme, vzniká zbytočná administratívna záťaž, ktorá spomaľuje firemné procesy a zvyšuje náklady.

Prečo je papierové podpisovanie neefektívne?

Jednou z najväčších výziev je samotný podpisový proces. Pri tradičnom spôsobe je nevyhnutná fyzická prítomnosť zmluvných strán, čo predstavuje komplikáciu najmä pre firmy s pobočkami v rôznych mestách či krajinách. Koordinácia stretnutí vedie k zbytočným zdržaniam a meškaniam.

Papierové podpisovanie si vyžaduje tlač dokumentov, manuálne overovanie, fyzickú archiváciu a často aj poštové zasielanie. Stačí drobná chyba alebo chýbajúci podpis a proces sa musí zopakovať. Pri veľkom objeme dokumentov sa takáto správa stáva časovo aj finančne veľmi náročnou.

Nezanedbateľné je aj riziko straty alebo poškodenia papierových dokumentov. Nesprávna archivácia komplikuje dohľadanie potrebných spisov a práca s viacerými verziami dokumentov môže viesť k nejasnostiam. Oneskorené podpisovanie má navyše negatívny dopad na obchodné vzťahy. Projekt mešká, podmienky sa môžu zmeniť a zmluva môže stratiť platnosť kvôli legislatívnym úpravám.

Ako tieto problémy eliminovať?

Riešením je prechod na elektronické podpisovanie.

Namiesto zdĺhavého papierového procesu môžete využiť Disig Enterprise Signer – moderné riešenie, ktoré urýchľuje a zjednodušuje podpisovanie právne záväzných dokumentov. Tento nástroj umožňuje elektronické podpisovanie nielen v rámci organizácie, ale aj medzi viacerými externými subjektmi.

Disig Enterprise Signer je flexibilné a plne integrovateľné riešenie, ktoré je možné prepojiť s firemnými systémami, ako sú registratúra či CRM. Vďaka riešeniu eGov Office je navyše možné napojiť ho aj na elektronické schránky organizácií na portáli slovensko.sk.

Podpisovanie prebieha rýchlo a bez komplikácií – podpisujúce strany dostanú notifikáciu s odkazom na dokument a nemusia sa nikam prihlasovať ani inštalovať žiaden softvér.

Kľúčové výhody elektronického podpisovania

• podpora rôznych úrovní podpisov – kvalifikovaný, zdokonalený a jednoduchý elektronický podpis
• kompatibilita s PAdES, CAdES, XAdES a ďalšími
• bezpečná správa elektronickej pečate v HSM
• hromadné podpisovanie viacerých dokumentov naraz
• možnosť vizuálneho podpisu priamo v dokumente
• mobilné podpisovanie s podporou NFC a QR kódov
• automatizované e-mailové notifikácie
• sledovanie stavu podpisovania v reálnom čase
• integrácia na Obchodný register SR pre overovanie oprávnených osôb
• detailný audit podpisovacieho procesu
• možnosť napojenia na elektronický archív pre dlhodobú overiteľnosť podpisov
• dostupnosť v slovenských, anglických, českých a maďarských verziách

Prispôsobiteľné riešenie pre každú organizáciu

Disig Enterprise Signer je dynamický nástroj, ktorý sa prispôsobuje meniacim sa potrebám organizácie. Ak bude potrebné rozšíriť funkcionalitu alebo upraviť nastavenia, zmeny je možné vykonať takmer okamžite.

Vysoká flexibilita a možnosť prispôsobiť sa individuálnym požiadavkám robia z Disig Enterprise Signera spoľahlivú voľbu pre organizácie v rôznych odvetviach. Dôkazom je jeho používanie vo finančnom sektore, stavebníctve, poľnohospodárstve či školstve.

Viac informácií o produkte Disig Enterprise Signer nájdete TU