Archivácia elektronicky podpísaných dokumentov

Elektronický archív predstavuje moderný nástroj na bezpečné, efektívne a dlhodobé uchovávanie elektronických dokumentov, vrátane tých, ktoré sú podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP).

Elektronické dokumenty podpísané KEP majú rovnakú právnu silu ako dokumenty podpísané vlastnoručne, pričom archív ich musí uchovávať v stave, ktorý zaručuje, že táto právna sila nebude spochybniteľná.

Kľúčovou súčasťou elektronickej archivácie je zachovanie integrity a dôveryhodnosti dokumentov. To si vyžaduje pravidelné overovanie platnosti kvalifikovaných elektronických podpisov a ich dopĺňanie kvalifikovanými časovými pečiatkami, aby sa predišlo exspirácii podpisov a zabezpečila dlhodobá dôveryhodnosť.

Výhody dlhodobej archivácie

Hlavnou výhodou vedenia elektronického archívu je možnosť overiť napr. aj po desiatich rokoch od vytvorenia elektronického dokumentu podpísaného KEP, že podpis bol v čase vytvorenia dokumentu platný a obsah dokumentu sa nezmenil.

Elektronický archív eliminuje potrebu fyzického ukladania dokumentov v papierovej forme, čo šetrí nielen náklady na tlač, ale aj fyzické skladovanie.

Elektronický archív zároveň chráni dokumenty pred rizikami, akými sú strata, poškodenie alebo neoprávnený prístup. Dôraz na šifrovanie a sledovanie zmien zabezpečuje maximálnu ochranu citlivých údajov.

Riešenie pre väčšie organizácie

Pre organizácie spravujúce väčší počet dokumentov je ideálnym riešením serverová aplikácia, ako napríklad Disig eArchive. Ten je postavený na platforme Microsoft Windows. Umožňuje jednoduchú integráciu s existujúcimi systémami na správu dokumentov (DMS) v rámci organizácie. Takéto prepojenie umožňuje efektívne využiť už existujúce investície do DMS a jeho úložnej kapacity.

Riešenie Disig eArchive je navrhnuté tak, aby bola zachovaná dlhodobá overiteľnosť kvalifikovaných elektronických podpisov, plne v súlade s nariadeniami EÚ. Jeho hlavnou úlohou je zabezpečiť dôveryhodnosť a bezpečnosť elektronických dokumentov.

Disig eArchive spracováva elektronické podpisy v rôznych formách:

• kvalifikovaný elektronický podpis bez časovej pečiatky,
• kvalifikovaný elektronický podpis s časovou pečiatkou,
• kvalifikovaný elektronický podpis s úplnými informáciami na overenie platnosti,
• archívny kvalifikovaný elektronický podpis.

Systém je navrhnutý tak, aby sa automaticky staral o podpisy a pečate na elektronických dokumentoch a predlžoval ich platnosť. Dôležitú úlohu však zohráva administrátor systému – tzv. správca archívu. Tento dohliada na činnosť archívu, kontroluje, či sú nové dokumenty v správnom formáte, či sú podpisy a pečate platné, a sleduje integritu dokumentov.

Integrácia a automatizácia

Disig eArchive úzko spolupracuje s informačnými systémami zákazníka. Tieto systémy určujú, ktoré dokumenty má Disig eArchive spracovať, ako dlho ich uchovávať a kde presne v DMS budú fyzicky uložené. Proces spracovania začína žiadosťou informačného systému zákazníka: „Zaraď e-dokument do archívu.“

Po zaradení dokumentu do archívu systém automaticky:

1. overí a vyhodnotí platnosť podpisov,
2. pridá kvalifikovanú archívnu časovú pečiatku,
3. zapíše metadáta dokumentu do databázy,
4. zabezpečuje automatizované predlžovanie platnosti elektronických podpisov, až kým dokument nebude vyradený z archívu.

Pre viac informácií kliknite SEM